宏福苑居民曾向多个政府部门投诉火警隐患，却因部门「互相推诿」，未获妥善处理。独立委员会报告指出，没有部门承担主体责任，令有关投诉「石沉大海」。委员会认为，政府人员若妥善处理投诉、恪守职责，确实可能在火警前纠正不当行为、消除危险，多个部门须为大量伤亡「负上部分责任」。
报告对政府及公营机构的检视，涵盖灾前监管、招标、大厦管理及灾时应变。屋宇署、房屋局独立审查组（ICU）、消防处及劳工处被明确指出须为火灾伤亡负上部分责任；市建局、民政总署及警方在其他环节的缺失，亦分别受到检视。
｜房屋局ICU 预告巡查让宏业换网 | 屋宇署监管失职
报告第十一章指出，屋宇署及房屋局ICU存在「缺乏危机意识、规管疏漏、系统性盲点及执行不力」等问题。
屋宇署负责监管制度，ICU获转授权力监督宏福苑工程。两者均须为制度缺失负责，ICU则须对执行缺失负全责。
委员会明言：「就该两个部门而言，独立审查组应负上较大责任。」并指若人员严肃履职，确实可能消除部分危险，「至少会减少罹难人数」。
报告揭示ICU三次到地盘检查棚网，均预先通知。在2025年10月一次巡查前，宏业紧急要求订购115张阻燃网。报告指，预告「直接令宏业在巡查前以合规物料换走不合规物料」。
ICU亦未充分核实阻燃证书，报告指在火灾发生后，只需透过案头核查，已能揭发证书伪造；如果同类工作有及早进行，欺诈本可在火灾前超过一年已被揭露。
｜消防视察26次都没察觉警钟停用及楼梯生口
报告亦指出，消防处接获装置关闭通知书后，到场视察只著重替代措施，没有核实关闭是否必要，亦没有进入泵房检查刀掣，因而没察觉警钟停用。委员会指出：「假如消防处在其26次视察中的任何一次曾巡查楼梯间，便不会忽略生口的问题。」即使部门有分工，也不能免除消防的巡查责任。不过报告强调，这部分批评针对的是灾前制度，并非前线救火人员。
｜劳工处仅按本事办事
劳工处相较其他三部门责任较轻，但显露「仅按本子办事的工作态度」。吸烟投诉转介消防处后遭拒绝受理，两部门均未有效处理；大火前六天，宏业就替换棚网提交16个月前的同一证书，劳工处亦未察觉。该处回复居民棚网火灾风险「相对为低」，报告指回复内容并不准确，或令投诉人却步。
｜市建局被动不干预有负社会期望
虽然市建局没有消防安全规管责任，但报告在第十四章指出，「招标妥」肩负协助业主确保招标妥当的「公共责任」。
市建局并没有核查宏业定罪纪录及投标公司关联，亦没有提醒业主顾问异常低价可能是警号。报告批评，这是「寄望不法之徒自行披露其不当行为的制度」。
市建局委派的独立顾问没有评估额外工程是否必要，却随工程范围扩大提高估价，令「招标妥计划为被抬高的合约价格赋予合理性」。委员会指，若维持被动、不干预态度，便有负社会期望。
｜民政未跟进取票投诉
民政总署同样没有消防安全监管责任，但授权票把关受到检视。联络主任收到涉嫌不当取票的录音，因无法开启而未收听，也没有索取可开启的版本；对监票争议亦没有提供协助。委员会指出，严重程序失当时，该署应准备随时介入。
｜警察消防求助通讯不足
至于警察方面，虽然没有灾前建筑及消防监管职能，但报告在第七章指出，两宗999求助未转驳消防通讯中心，有理由相信属接线员疏忽，为个别事件。大型事故仍以传真方式传送性命攸关资讯，亦「尤显过时及不足」。
报告肯定警察和消防根据当时机制已竭尽所能，亦指出疏散、求助转驳及资讯互通须改善。
｜部门分掌不同环节不表示无人要负责
委员会建议，除非绝对必要，政府应停止预告涉及物料安全及投诉的巡查，订定最低巡查要求，成立跨部门专责小组，并由司长或副司长督导改革；同时改善招标、授权票核实及警察消防之间的通讯，由保安局等协同检讨警报失效时的通知程序。
报告强调，部门分掌不同环节，「并不表示无人要负责」；施政者不应以既定程序及常规做法为借口，忽略市民福祉。